By Київ. 12 січня. ІНТЕРФАКС-УКРАЇНА – Корпорація "АТБ" завершує переведення документообігу в електронний вигляд, повідомила її пресслужба.
Як зазначається, у загальному обсязі зовнішнього документообігу з контрагентами значну частку становлять документи щодо постачання товарів до магазинів та розподільчих центрів. Загалом це близько 500 тис. документів на місяць (близько 300 тис. документів у магазинах та близько 200 тис. у РЦ).
Кожен документ має пройти перевірку на коректність його заповнення, і у разі некоректності необхідний контроль виправлень та замін. Зі зростанням мережі ці операції вимагають залучення дедалі більшої кількості працівників. Крім цього, потрібно також враховувати ймовірність помилок під час перевірки документів через людський фактор, втрату документів, витрати на зберігання величезного архіву паперових документів, трудовитрати на пошук потрібних документів в архіві.
Наголошується, що перехід із паперового на електронний вигляд дозволить вирішити низку перелічених проблем, але не всі.
Наприклад, залишається потреба перевіряти документи. Ритейлер вирішив це питання, впровадивши ERP-систему на базі платформи Oracle Retail та технології обміну даними EDI (Electronic Data Interchange). Система ERP містить повну інформацію про реквізити постачальників, договірні умови щодо них, ціни закупівлі, дати поставки товару на замовлення тощо. Відповідно, інтеграція ERP з EDI надала можливість здійснювати автоматичну перевірку вхідних документів на базі уніфікованих довідників та суворо структурованих документів у форматі XML.
"Ми розпочали проєкт із переведення юридично значущих документів із постачання товару наприкінці 2020 року спільно з провайдером послуг EDI компанією EDIN", – повідомили в корпорації.
Під час проєкту було здійснено інтеграцію платформи EDI з ERP системою ритейлера, запроваджено автоматичні перевірки документів на дотримання законодавства. А саме, підпис має бути на захищеному носії (КЕП); ТТН заповнюється згідно з прийнятими правилами вантажоперевезень; контролюється повнота пакета документів, які необхідні для приймання товару, згідно з договором та вимогами законодавства; перевіряються бухгалтерські реквізити документів, коректність ціни, дат тощо.
Система ERP автоматично генерує повідомлення про помилку, якщо перевірка документів пройшла невдало, після виправлення постачальник відправляє виправлені документи, які також проходять перевірку.
Приймання товару починається лише після того, як усі документи пройшли перевірку успішно.
Після закінчення приймання товару ERP система автоматично зіставляє факт приймання з електронними документами. За наявності розбіжностей автоматично створюються документи коригування.
Як уточнили в корпорації агентству "Інтерфакс-Україна", пілотний проєкт із постачальниками стартував на початку 2022 року, було припинено після 24 лютого, відновлено у серпні.
"На сьогодні проєкт працює на повну потужність. Ми ще не вийшли на 100%, це завдання на найближчий час", – повідомили у "АТБ".
Плюси електронного документообігу очевидні й у компанії, й у постачальників. Весь цикл обміну повідомленнями та документообіг від замовлення до приймання товару відбувається в електронному вигляді. Це дозволяє прискорити документообіг, вчасно дізнатися про помилки в документах та виправити їх, заощадити час та кошти на закупівлю паперу, друк, адміністрування та зберігання документів.
Корпорація "АТБ" – об’єднання великих українських підприємств, що здійснюють свою діяльність у таких сферах бізнесу як роздрібна торгівля, управління активами, виробництво та продаж продуктів харчування, надання послуг у сфері спорту та відпочинку. На підприємствах корпорації працюють понад 70 тис. осіб.
Ритейлерська мережа корпорації станом на 23 лютого налічує 1316 магазинів у 351 населеному пункті 24 областей країни.
ТОВ "АТБ-Маркет" (Дніпро), яке володіє мережею магазинів "АТБ" в Україні та входить до однойменної корпорації, за підсумками 2021 року збільшило товарообіг на 20% порівняно з 2020 роком – до 179,8 млрд грн.
