Національна мережа локальної філантропії разом з фондами громад мережі реалізувала 21 фуру гуманітарної допомоги від британської організації ShelterBox. Ділимось своїми помилками та спостереженнями. Сподіваємось, вам це стане в нагоді. 

З чим були складнощі? 

1. Склад 

    “Не можна просто взяти й покласти гуманітарку на склад” – каже Антон Попов, керівник гуманітарного проєкту, –  “На початку повномасштабного вторгнення всі дуже волонтерили й, в тому числі, надавали склади. В січні-лютому цього року було вже складно знайти собі склад під проєкт на 2 місяці. Бо це як з орендою квартири – всім цікавий довгостроковий договір. Плюс, був потрібен персонал: менеджери, вантажники, а не кожен склад може їх надати.”

     Склади в Україні, переважно двох типів. Просто приміщення, де персонал шукаєш сам. Або приміщення з персоналом та сучасними системами відслідковування, як в Нової пошти, наприклад. Але проєкт на 2-3 місяці в таких складах набагато дорожчий. Не можна просто взяти й покласти речі в такому складі, вони обов’язково мають бути на палетах.

   Наша команда шукала склад без палет, оскільки хотіли меншою кількісю машин привезти більше допомоги. Завдяки довірі населення до фондів громад, вдалось знайти такий склад та ще й з командою вантажників. Сила локалізації.   

2. Форми зворотнього зв’язку

   Щоб розуміти чи корисною була надана допомога Національна мережа розвитку локальної філантропії разом з командою ShelterBox розробили електронну форму зворотнього зв’язку. Щоб отримувачі знали, як лишити фідбек, також були роздруковані листівки з інструкціями. Всі отримані відгуки були прочитані й проаналізовані. Вони вплинуть на наші подальші гуманітарні проєкти.  

   Проте, кількість людей, яким в результаті надали допомогу, виявилась більшою за плановану, а роздруківок з інструкцією, як лишити відгук – менше. Плюс, не всі, хто отримав листівку, могли нею скористатись, бо наприклад, пенсіонери, в більшості, не мають смартфонів і тому не можуть відсканувати Qr код та заповнити форму відгуку. Тож, процедуру збору зворотного зв’язку проаналізовано з урахуванням помилок і в подальшому буде покращено. 

 3. Дані на роздруківках 

Через обстріли російськими військами цивільної інфраструктури України, були постійні перебої зі світлом. Тому було вирішено вносити дані про отримувачів допомоги вручну на роздруковані бланки. На те було кілька причин: ризик втрати данник через перебої електроенергії, недостатнє технічне укомплектування фондів громад та зміна волонтерів на містах видачі (довелось би постійно вчити нових людей). У зв’язку з цим, досить багато часу пішло на оцифровку даних, що додало ускладнень до кластерної системи звітування донора.  

 4. Актуальність допомоги

Бюрократична частина затягнула час. Маємо зазначити, що ShelterBox пішли на зустріч та істотно скоротили роботу з паперами, наскільки це було можливо. Основні закупівлі були зроблені в Туреччині. Якийсь час було втрачено при проходженні фур з допомогою митниці. В результаті, допомога, що була розрахована на зиму, потрапила до отримувачів лише в останні дні лютого та на початку березня. Через холодну весну допомога ще була актуальною, проте, не довго.

Які ж плюси? 

1. Зменшення бюрократії ShelterBox 

      “ShelterBox дали нам таку величеньку стопку паперів. Там були роздруковані   таблички з купою питань.  Щоб почати співпрацю ми мали заповнити всі ці питання ще й, звичайно ж, англійською. На це б пішло дуже багато часу. В грудні ми запросили їх на конференцію з фондами громад нашої мережі. Після спілкування ShelterBox з безпосередніми реалізаторами проєкту, вони зменшили кількість питань до 10-15 штук.” – розповідає фандрейзерка Вікторія Заблоцька. Розуміючи критичність та нестабільність ситуації в Україні, британська команда намагалась оптимізувати процеси, аби пришвидшити процес видачі допомоги. Вікторія каже, що далеко не всі міжнародні організації спроможні піти на такі кроки.

 2. Продовження партнерства з ShelterBox. Анонс нового проєкту

   Хіба може щось сказати про успіх партнерства краще, ніж його продовження? Ще не закінчивши повністю попередній проєкт, команда Національної мережі розвитку локальної філантропії та ShelterBox почали обговорювати варіанти наступних проєктів.  В плані нового є 2 частини: робота з ВПО та робота з людьми, що повернулись в деокуповані регіони.

 3. Домовленість про навчання команди та ФГ

Окрім роботи над наступними проєктами, ShelterBox запропонували провести навчання для нашої команди. Вони мають великий досвід в роботі екстреного реагування по всьому світу. І це ще одна позитивна відмінність команди SelterBox від багатьох міжнародних організацій. Вони прагнуть лишити щось по собі, а не виключно використати українські організації як виконавців. Зараз йде обговорення тем навчання. В більшості, вони спрямовані допомогу збереження життя та фізичного й психічного здоров’я, особливості ведення проєктів та інше.

 4. Розробка проекту допомоги швидкого реагування 

В своїй взаємодії українська та британська команди не обмежуються рамками обумовленої співпраці. Завдяки гнучкості ShelterBox також йдуть обговорення стосовно наборів швидкого реагування при екстрених ситуаціях. До провадження такого виду допомогу спонукала складна ситуація з підривом російськими військами Каховської ГЕС. В такій ситуації, кожна витрачена на бюрократію година – це чиєсь життя.  

 5. Планування підтримки українського виробництва 

   “Гуманітарна допомога, що надавалась українцям, закуповувалась в інших країнах. Це могло бути дешевше порівняно з закупівлями в Україні, як наприклад, в Туреччині, але логістика теж тягнула гроші й плюс час. ShelterBox зараз готові до того, щоб ми частину продукції закуповували в Україні” – розповідає Вікторія Заблоцька. 

   Через гуманітарну допомогу, що привозять з інших країн страждає українське підприємництво, а в результаті й економіка країни. Це історія про довгострокову перспективу. На це варто звертати увагу. Підтримка українського бізнесу також є важливою.